Theo "Báo cáo đặc biệt về chỉ số xu hướng công việc" do Microsoft công bố vào giữa tháng 6, hiện tượng "giờ làm việc không giới hạn" mà những người làm việc trí óc hiện đại phải đối mặt đã được tiết lộ và chỉ ra rằng chỉ riêng việc tối ưu hóa quy trình không thể cải thiện hoàn toàn tình hình. Cần phải kết hợp AI với việc định hình lại nhịp điệu công việc để thực sự giải phóng tiềm năng của AI .
Buổi sáng: Giờ làm việc âm thầm kéo dài, áp lực email tăng gấp đôi
Theo dữ liệu của Microsoft, vào lúc 6 giờ sáng, nhiều người dùng Microsoft 365 bắt đầu quét hộp thư đến quá tải của mình với hy vọng hoàn thành công việc nhanh nhất có thể:
40% người dùng trực tuyến lúc 6 giờ sáng là để kiểm tra danh sách email ưu tiên trong ngày.
Trung bình một nhân viên nhận được 117 email mỗi ngày, trong đó được đọc trong vòng 60 giây.
Trong năm qua, số lượng email gửi hàng loạt tới hơn 20 người nhận đã tăng 7%, trong khi số lượng email gửi một-một giảm( -5% ).
Ban ngày: Các cuộc họp và tin nhắn làm gián đoạn sự tập trung, khiến công việc độ sâu trở thành xa xỉ
Sau 8 giờ sáng, tin nhắn Teams đã thay thế email trở thành kênh giao tiếp chính, với trung bình 153 tin nhắn được nhận mỗi người mỗi ngày. Lượng tin nhắn bình quân đầu người trên toàn cầu tăng 6% so với cùng kỳ năm trước và ở một số khu vực, mức tăng vượt quá 20% .
Các cuộc họp đạt đỉnh điểm từ 9 đến 11 giờ và từ 13 đến 15 giờ , chiếm 50% tổng số cuộc họp. Đồng thời, 11 giờ là thời gian nhắn tin tích cực nhất, với 54% người dùng hoạt động và thời gian tập trung bị chia cắt nghiêm trọng bởi các cuộc họp, nhắn tin tức thời và chuyển đổi ứng dụng. Dữ liệu cho thấy nhân viên bị gián đoạn trung bình 2 phút một lần và 48% nhân viên và 52% lãnh đạo cho rằng nội dung công việc "hỗn loạn và rời rạc".
Buổi tối và cuối tuần: giờ làm việc kéo dài và ranh giới mờ nhạt
Báo cáo cũng chỉ ra rằng các cuộc họp sau 8 giờ tối tăng 16% so với cùng kỳ năm trước và trung bình một nhân viên vẫn xử lý hơn 50 tin nhắn trong giờ ngoài giờ làm việc. 29% vẫn tích cực kiểm tra email sau 10 giờ tối . Gần 20% nhân viên kiểm tra email vào buổi sáng vào cuối tuần và 5% quay lại làm việc vào tối Chủ Nhật.
Một phần ba số người lao động cho biết tốc độ làm việc trong năm năm qua khiến họ không thể theo kịp và ranh giới đã mờ dần. Đối với một số người, sự căng thẳng này kéo dài đến cuối tuần — khiến Chủ Nhật có cảm giác như một ngày Thứ Hai bình thường:
Dữ liệu của chúng tôi cho thấy việc sử dụng email vào cuối tuần tăng đáng kể. Gần 20% nhân viên làm việc tích cực vào cuối tuần kiểm tra email trước buổi trưa vào thứ Bảy và Chủ Nhật — và ngay cả vào ngày nghỉ thông thường của họ, họ vẫn tiếp tục làm việc sau khi thức dậy. Hơn 5% nhân viên kiểm tra email vào tối Chủ Nhật (6 giờ chiều trở đi) “Nỗi sợ Chủ Nhật” là có thật và có thể đo lường được.
Trong khi mẫu email mô phỏng tuần làm việc, các ứng dụng khác lại kể một câu chuyện khác: Vào cuối tuần, mức sử dụng WXP vượt trội hơn tin nhắn Teams vì nhân viên cuối cùng cũng có thời gian để làm việc tập trung và không bị gián đoạn.
Điều này cho thấy một sự thật lớn hơn: Đối với nhiều người, ngày làm việc hiện đại không có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
Khi nhu cầu việc kinh doanh trở nên phức tạp hơn và kỳ vọng tăng lên, thời gian từng dành để tập trung hoặc phục hồi giờ đây có thể được dành để bắt kịp, chuẩn bị và theo đuổi sự rõ ràng. Đây là công việc tương đương với việc lắp ráp xe đạp của bạn trước lần chuyến đi. Quá nhiều năng lượng được dành để gỡ rối sự hỗn loạn trước khi công việc có ý nghĩa có thể bắt đầu.
Con đường phía trước?
Cuối cùng, Microsoft chỉ ra rằng AI thôi là chưa đủ, và các công ty cũng cần phải áp dụng "tư duy tiên phong": suy nghĩ lại về cách sử dụng thời gian, cách làm việc và những hành động nào thực sự có tác động. Sau đây là ba điểm vào:
1. Sử dụng quy tắc 80/20 để tập trung vào các nhiệm vụ chính <br>Không phải mọi nỗ lực đều tương đương với tăng trưởng. Các công ty hàng đầu sử dụng AI để tập trung 80% kết quả vào 20% nhiệm vụ chính. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ có giá trị thấp như họp và báo cáo, đội ngũ có thể dành thời gian cho việc ra quyết định, làm việc độ sâu và thực hiện.
2. Bỏ biểu đồ tổ chức truyền thống và thay vào đó sử dụng “biểu đồ công việc”
Đội ngũ truyền thống quá chuyên biệt, dẫn đến hiệu quả thấp. Giờ đây, AI có thể lấp đầy khoảng cách kỹ năng, cho phép đội ngũ nhanh chóng hình thành và hành động linh hoạt theo mục tiêu. Các công ty như Supergood sử dụng nền tảng AI để cung cấp thông tin chi tiết chiến lược theo thời gian thực, tiết kiệm thời gian giao tiếp lặp đi lặp lại.
3. Trở thành “Ông chủ của công ty”
Thế hệ chuyên gia mới đang tận dụng AI để cải thiện hiệu quả, thay vì dựa vào làm thêm giờ. Ví dụ, nhà nghiên cứu Alex Farach của Microsoft dựa vào ba AI Agent để xử lý nghiên cứu, phân tích và tóm tắt, trong khi anh tập trung vào đầu ra có giá trị cao. Đây là tương lai của công việc: sự hợp tác giữa con người và máy móc, mở rộng và linh hoạt.
